Кейс: Автоматизация создания голосовых конференций

Регулярные совещания это , возможно, не самая лучшая часть корпоративной культуры. Но одно дело скинуть всем ссылку на Zoom, а другое собрать планерку по телефону человек на 15.

Задача

Максимально упросить процесс планирования аудиоконференций и свести его к действиям уровня обычного пользователя. Самым понятным и доступным оказался процесс назначения встреч в календаре — он и стал источником данных.

Процесс

Пользователь назначал встречу в календаре

Приглашения рассылались участникам стандартными средствами

Внешний сервис проверял календарь с определенной периодичностью и выгружал встречи

Этот же внешний сервис залезал в корпоративную адресную книгу и смотрел внутренние номера участников

Если нужно было пригласить внешних абонентов, номера просто указываются в комментарии к встречам

Конференция планировалась и запускалась стандартными средствами АТС

Проблемы и особенности

Сервис планирования встреч — календарь Kero. АТС — 3CX Phone System. Взаимодействие с Kero без проблем можно выстроить через API. Именно так мы и забирали информацию о встречах и данные с адресной книги. А вот АТС планировать конференции через API не умела — решили через подход роботизации (RPA). Сервис эмулировал действия пользователя в веб-интерфейсе АТС создавая конференции.

Полный цикл согласований и разработки занял чуть более двух месяцев.